大阪地検訓令第３号　　　　　　　　　　

　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大阪地方検察庁職員

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　管内区検察庁職員

　

　公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）第１０条第１項の規定に基づき，大阪地方検察庁行政文書管理規則を次のように定める。

平成２３年４月１日

　

　

検事正　　北　村　道　夫

　

　

大阪地方検察庁行政文書管理規則

目次

　第１章　総則（第１条・第２条）

　第２章　管理体制（第３条−第８条）

　第３章　作成（第９条−第１１条）

　第４章　整理（第１２条−第１４条）　　　

　第５章　保存（第１５条−第１７条）　　　

　第６章　行政文書ファイル管理簿（第１８条・第１９条）　　　

　第７章　移管，廃棄又は保存期間の延長（第２０条−第２２条）

　第８章　監査，点検及び管理状況の報告等（第２３条−第２７条）

　第９章　研修（第２８条・第２９条）

　第１０章　補則（第３０条・第３１条）

　附則

　　　第１章　総則

　（目的）

第１条　この規則は，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１０条第１項の規定に基づき，大阪地方検察庁及び管内区検察庁（以下「大阪地方検察庁」という。）における行政文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

　（定義）

第２条　この規則における用語の意義は，次の各号に掲げるとおりとする。

　(1) 「行政文書」とは，大阪地方検察庁の職員が職務上作成し，又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって，大阪地方検察庁の職員が組織的に用いるものとして，大阪地方検察庁が保有しているものをいう。ただし，法第２条第４項各号に掲げるものを除く。

　(2) 「行政文書ファイル等」とは，大阪地方検察庁における能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する行政文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「行政文書ファイル」という。）及び単独で管理している行政文書をいう。

　(3) 「行政文書ファイル管理簿」とは，大阪地方検察庁における行政文書ファイル等の管理を適切に行うために，行政文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

　(4) 「文書管理システム」とは，総務省が文書管理業務の業務・システム最適化計画（平成１９年４月１３日各府省情報化統括責任者（CIO）連絡会議決定）に基づき整備した政府全体で利用可能な一元的な文書管理システムをいう。

　　　第２章　管理体制

　（総括文書管理者）

第３条　大阪地方検察庁に，総括文書管理者を１名置くものとし，次席検事を充てる。

２　総括文書管理者は，大阪地方検察庁における行政文書の管理に関する事務を総括する任に当たるほか，次の各号に掲げる事務を行うものとする。

　(1) 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

　(2) 行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

　(3) 行政文書の管理に関する研修の実施

　(4) 組織の新設，改正及び廃止に伴う必要な措置

　(5) 行政文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備

　（副総括文書管理者）

第４条　大阪地方検察庁に，副総括文書管理者を１名置くものとし，総務部長を充てる。

２　副総括文書管理者は，前条第２項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

　（文書管理者）

第５条　総括文書管理者は，各課室等の中から，その所掌事務に関する文書管理の実施責任者として，別に定めるところにより，文書管理者を指名する。

２　文書管理者は，その管理する行政文書について，次の各号に掲げる事務を行うものとする。

　(1) 保存

　(2) 保存期間が満了したときの措置の設定　　　　　　

　(3) 行政文書ファイル管理簿への記載

　(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等

　(5) 管理状況の点検等　　　

　(6) 行政文書の作成，標準文書保存期間基準の作成等による行政文書の整理その他行政文書の管理に関する職員の指導

　（文書管理担当者）

第６条　各課室等に，文書管理担当者を，必要に応じて各１名又は複数名置くものとし，総括文書管理者が指名する。

２　文書管理担当者は，文書管理者を補佐し，当該課室等における行政文書の管理に関する事務を担当する。

　（監査責任者）

第７条　大阪地方検察庁に，監査責任者を１名置くものとし，監査室長を充てる。

２　監査責任者は，大阪地方検察庁における行政文書の管理の状況について監査する任に当たる。

　（職員の責務）

第８条　職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令及び訓令等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，行政文書を適正に管理しなければならない。

　　　第３章　作成

　（文書主義の原則）

第９条　職員は，文書管理者の指示に従い，法第４条の規定に基づき，法第１条の目的の達成に資するため，大阪地方検察庁における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに大阪地方検察庁の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。

　（別表第１の業務に係る文書作成）

第１０条　職員は，別表第１に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の行政文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。

　（適切・効率的な文書作成）

第１１条　職員は，文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

２　職員は，文書の作成に当たっては，常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号），現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号），送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

　　　第４章　整理

　（職員の整理義務）

第１２条　職員は，次の各号に掲げる整理を行わなければならない。

　(1) 作成又は取得した行政文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

　(2) 相互に密接な関連を有する行政文書を行政文書ファイルにまとめること。

　(3) 前号の行政文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

　（分類・名称）

第１３条　行政文書ファイル等は，大阪地方検察庁の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については，同表を参酌して分類）し，分かりやすい名称を付さなければならない。

　（保存期間）

第１４条　文書管理者は，別表第１に基づき，標準文書保存期間基準を定めなければならない。

２　第１２条第１号の保存期間の設定については，前項の標準文書保存期間基準に従って行うものとする。

３　第１項の基準及び前項の保存期間の設定においては，法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとする。

４　第１２条第１号の保存期間の起算日は，行政文書を作成し，又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし，文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

５　第１２条第３号の保存期間は，行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。

６　第１２条第３号の保存期間の起算日は，行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし，ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

７　第４項及び前項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては，適用しない。

　　　第５章　保存　

　（行政文書ファイル保存要領）

第１５条　総括文書管理者は，行政文書ファイル等の適切な保存に資するよう，行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。

２　行政文書ファイル保存要領には，次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。

　(1) 紙文書の保存場所及び保存方法

　(2) 電子文書の保存場所及び保存方法

　(3) 行政文書ファイル等の引継手続

　(4) その他行政文書ファイル等の適切な保存を確保するための措置

　（保存）

第１６条　文書管理者は，行政文書ファイル保存要領に従い，行政文書ファイル等について，当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。

　（集中管理の推進）

第１７条　総括文書管理者は，遅くとも平成２５年度までに，大阪地方検察庁における集中管理の推進に関する方針を定めるものとする。

　　　第６章　行政文書ファイル管理簿

　（行政文書ファイル管理簿の調製及び公表）

第１８条　総括文書管理者は，大阪地方検察庁の行政文書ファイル管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１１条に基づき，文書管理システムをもって調製するものとする。

２　行政文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。

３　行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

　（行政文書ファイル管理簿への記載）

第１９条　文書管理者は，少なくとも毎年度１回，管理する行政文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について，施行令第１１条第１項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

２　前項の記載に当たっては，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。以下「行政機関情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３　文書管理者は，保存期間が満了した行政文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し，又は廃棄した場合は，当該行政文書ファイル等に関する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

　　　第７章　移管，廃棄又は保存期間の延長

　（保存期間が満了したときの措置）

第２０条　文書管理者は，前条第１項の行政文書ファイル等について，別表第２に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，法第５条第５項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

２　前項の規定による措置を定めるに当たっては，総括文書管理者の同意を得た上で，行政文書ファイル管理簿に記載して行うものとする。

３　前項の規定による同意をしようとするときは，総括文書管理者は，必要に応じ，国立公文書館の専門的，技術的助言を求めることができる。

　（移管又は廃棄）

第２１条　文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した行政文書ファイル等について，前条第１項の規定による定めに基づき，国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。

２　文書管理者は，前項の規定により，保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは，あらかじめ，総括文書管理者を通じ内閣府に協議し，その同意を得なければならない。この場合において，内閣府の同意が得られないときは，当該文書管理者は，総括文書管理者を通じ内閣府と協議の上，当該行政文書ファイル等について，新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

３　文書管理者は，第１項の規定により行政文書ファイル等を廃棄するときは，行政文書の内容に応じた廃棄方法を採るものとし，当該行政文書に行政機関情報公開法第５条各号に規定する不開示情報が記録されているときは，当該不開示情報が漏れないように留意するものとする。

４　文書管理者は，第１項の規定により移管する行政文書ファイル等について，法第１６条第１項第１号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，国立公文書館に意見を提出しなければならない。

５　総括文書管理者は，内閣府から，法第８条第４項の規定により，行政文書ファイル等について廃棄の措置を採らないように求められた場合には，必要な措置を講ずるものとする。

　（保存期間の延長）

第２２条　文書管理者は，施行令第９条第１項に掲げる場合にあっては，同項に定めるところにより，保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。

２　文書管理者は，施行令第９条第２項に基づき，保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は，延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者を通じ，内閣府に報告しなければならない。

　　　第８章　監査，点検及び管理状況の報告等

　（監査）

第２３条　監査責任者は，行政文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告するものとする。

　（点検）

第２４条　文書管理者は，自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回所要の点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告するものとする。

　（評価及び見直し）

第２５条　総括文書管理者は，行政文書の適切な管理のための措置については，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から評価し，その見直し等必要な措置を講ずるものとする。

　（紛失及び誤廃棄への対応）

第２６条　文書管理者は，行政文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

２　総括文書管理者は，前項の規定による報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。

　（管理状況の報告等）

第２７条　総括文書管理者は，行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。

２　総括文書管理者は，法第９条第３項の規定による求め及び実地調査が行われる場合には，必要な協力を行うものとする。

３　総括文書管理者は，内閣府から法第３１条の規定による勧告があった場合には，必要な措置を講ずるものとする。

　　　第９章　研修

　（研修の実施）

第２８条　総括文書管理者は，職員に対し，行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

　（研修への参加）

第２９条　文書管理者は，総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

　　　第１０章　補則

　（法令等に基づく特別の定め）

第３０条　大阪地方検察庁における行政文書の管理に関し，法律又はこれに基づく命令の規定により，行政文書の分類，作成，保存，廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては，当該事項については，当該法律又はこれに基づく命令の定めるところによる。

　（細則）

第３１条　この規則の施行に関し必要な事項は，別に総括文書管理者が定める。

　　　附　則

１　この訓令は，平成２３年４月１日から施行する。

２　大阪地方検察庁及び管内区検察庁行政文書管理規程（平成１３年大阪地検訓令第５号検事正訓令）は，廃止する。

３　第１８条第１項中「文書管理システム」とあるのは，文書管理システムが導入されるまでの間は，「磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができるものを含む。）」と読み替えるものとする。

別表第１　行政文書の保存期間基準

　

別表第２　保存期間満了時の措置の設定基準

　

１　基本的考え方

法第１条の目的において，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第４条において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，以下の【�T】〜【�W】のいずれかに該当する文書は，「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり，保存期間満了後には国立公文書館に移管するものとする。

２　具体的な移管・廃棄の判断指針

　１の基本的考え方に基づいて，個別の行政文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については，以下の(1)〜(4)に沿って行う。

　(1) 別表第１に掲げられた業務に係る行政文書ファイル等の保存期間満了時の措置については，次の表（用語の意義は，別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。

　注�@　「移管」とされている文書が含まれている行政文書ファイル等はすべて移管することとする。

　　�A　「廃棄」とされているものであっても，１の基本的考え方に照らして，国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるような以下の特に重要な政策事項等に関するものについては，移管が必要となる。

阪神・淡路大震災関連，オウム真理教対策，病原性大腸菌Ｏ１５７対策，中央省庁等改革，情報公開法制定，不良債権処理関連施策，気候変動に関する京都会議関連施策，サッカーワールドカップ日韓共催等

　　�B　移管については，当該業務を主管する課室等の文書管理者において行うものとする。

　(2) 以下の左欄の業務に係る歴史公文書等の具体例は，右欄のとおりであることから，これらの歴史公文書等を含む行政文書ファイル等を移管することとする。

　注　移管については，当該業務を主管する課室等の文書管理者において行うものとする。

　(3) 昭和27年度までに作成・取得された文書については，日本国との平和条約（昭和27年条約第５号。いわゆる「サンフランシスコ平和条約」）公布までに作成・取得された文書であり，１の【�T】【�V】【�W】に該当する可能性が極めて高いことから，原則として移管するものとする。

　(4) 上記に記載のない業務に関しては，１の基本的考え方に照らして，各行政機関において個別に判断するものとする。